Aprovechemos al máximo el día, al guiarnos en nuestros tiempos seremos más productivos y podremos balancear mejor la vida y trabajo. Estas son las 5 técnicas para administrar tu tiempo.
Haz y usa listas
Es básico para la disciplina de administración de tiempo la creación y uso de listas.
- Agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día.
- Lista de cosas que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día.
- Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas con las que interactúes seguido, donde anotarás nuevas cosas que necesitas comunicar o las ideas que se te ocurren
- Lista de personas a quien llamar. Está priorizada y organizada alfabéticamente.
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Es básico que busques un sistema de listados reglamentario, el cual te funcione y uses regularmente.
Apoya a tu memoria con folders
La idea es muy simple. Imagina que tienes 50 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tienes pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes. Toma un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el número del día que planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te acuerdes. Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.
Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.
Minimiza las reuniones
Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse, o para presumir ser importantes. Realmente la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales ni útiles para trabajar. Si tienes que asistir a alguna, analiza si es necesario que lo hagas. Si no, busca la manera de evitarla.
Bloquea tu tiempo
Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Puedes bloquear tu tiempo para todas las actividades del trabajo. La meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.
Aprovecha los tiempos muertos
Puedes usar YouTube para ver gatos esquiando, o puedes leer sobre un tema que te ayude en tu negocio. No hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, atorado en el tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión.
Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails. Pero es un error por tres razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y si es algo importante lo harás mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes te comunicarás; y tres, te quita tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.